取締役会議事録の社外取締役対応

当社でも契約締結の多くが、電子契約になってきました。

新型コロナウイルスの前から電子契約システムを導入していましたが、感染拡大防止策としての在宅勤務が増加したこともあり、このあたりから導入された企業さんも多いのではないでしょうか？とはいっても公官庁への提出書類は紙ベースが多いですね（涙）

紙と言えば、当社の取締役会議事録については、まだ紙で作成して押印している状況です。

理由としては、当社は社外取締役の員数が多く、東京以外にお住まいの取締役が複数いたり、またお忙しい方ばかりで全国飛び回ってて・・・って理由です。

紙の議事録を社外取締役が勤務している会社住所にレターパックで郵送して押印の依頼をすれば、全員の押印が完了するまでに1か月以上はかかりますね（笑）

これでは登記があった場合はアウトです。

え？だったら電子契約システムで議事録（法務省公認のシステム）を作成し、電子メールで回した方が、お忙しい社外取締役のことを考えたら理にかなってるじゃん？て思いますよね。

確かにいづれはそのように進めて行きたいと考えていますが、現状は、作成した取締役会議事録をPDFにして全取締役に電子メールで共有し、内容に異議等が無く、また取締役の指示があれば、私が代行押印します。という流れで対応しています。

もちろん、この手法で進めることは、実際にレターパックで議事録を郵送していた時代から、社外取締役の員数が過半数を超え、議事録の押印完了までに１か月以上の時間がかかるようになって現在の手法に切り替える際に、取締役全員から了解を得たうえで対応しています。

個人的には、現時点においてはこの手法が、最も社外取締役のお手間をかけないやり方だと感じていますが、社内や取引先様との間にもたくさんのシステムやサイトが乱立してよくわからん！ID・PWも忘れた！どこをクリックする？といったことにストレスを感じない時代がくれば議事録の電子化も進めて行きたいと考えています。